¿Qué necesito para crear una representación?

Toda representación debe contener los siguientes datos:
• El poderdante (nombre/razón social y NIF): Puede ser una persona física o bien una persona jurídica.
• El representante (nombre/razón social y NIF): Puede ser una persona física o una persona jurídica.
• Tipo de apoderamiento: Que puede ser “General”, “A un organismo” o “A trámites”. Puede consultar más detalle en Tipos de apoderamientos (apartado Tipo de apoderamientos).
• Capacidad para la que se otorga la representación para los trámites. Esta capacidad puede ser: “Todas”, “Consultar”, “Tramitar” y/o “Recibir notificaciones”.
• Vigencia del apoderamiento, indicando el período que el apoderamiento estará vigente.
• Tramitación atendida, si es necesario que el funcionario haga la tramitación en nombre del interesado.
• Documentación adjunta que será necesario aportar para acreditar la representación. Consulte el apartado de Obtener plantillas de solicitud.

En caso de que el apoderamiento se cree para un ente en particular (empoderamiento del tipo “A un organismo”), será necesario informar al campo Organismo con el ente ante el que se otorga la representación.

En caso de que el apoderamiento se cree para un trámite o bien un conjunto de trámites (empoderamiento del tipo “A trámites”), será necesario informar a los campos:
• Organismo, con el ente ante el que se otorga la representación.
• Trámite/s por los que se otorga la representación. Es posible elegir primero a la familia de trámites, para facilitar la selección de la lista de trámites a otorgar la representación

¿Cómo puedo hacer una inscripción en el Representa?

Una vez que has informado los datos del poderdante y del representante te aparecerán unas pestañas, como se muestra en la siguiente imagen:

Tienes que activar la pestaña de Inscripción , que ya estará activada por defecto, e informar a los campos según se comenta en ¿Qué necesito para crear una representación?.

Si necesitas más detalle sobre cómo realizar una inscripción en función del Tipo de apoderamientos, puedes consultar los siguientes puntos:

  • Cómo hacer una inscripción de un empoderamiento general.
  • Cómo hacer una inscripción de un empoderamiento en un organismo.
  • Cómo realizar una inscripción de un apoderamiento para un trámite a un organismo.
¿Las empresas deben gestionar las representaciones por vía electrónica?

Sí. Según los argumentos que se expondrán a continuación, las personas jurídicas estarían obligadas a realizar y gestionar apoderamientos en electrónico.

Otorgar un empoderamiento no es un procedimiento administrativo, sino la capacidad de obrar en el procedimiento administrativo, un requisito previo para actuar.

Si nos fijamos en el artículo 14 de la LPAC, “Derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas” (ubicado sistemáticamente en la Ley en el título II “De la actividad de las Administraciones Públicas” capítulo I “Normas generales de actuación”), existe una redacción dispar respecto a relación de las personas físicas y jurídicas con la Administración.

El artículo menciona la posibilidad de las personas físicas de relacionarse electrónicamente o no con las Administraciones públicas y, entre estas relaciones, además del procedimiento administrativo, indica expresamente la comunicación con la Administración. En cambio, en el punto 2 especifica que para las personas jurídicas existe obligación de relacionarse electrónicamente con las administraciones públicas para llevar a cabo cualquier trámite de un procedimiento administrativo.

Por tanto, para las personas jurídicas la relación administrativa hace referencia a trámites de un procedimiento administrativo y para las físicas se considera que esta relación puede ser una mera comunicación.

Teniendo en cuenta esta discrepancia, que este artículo no está dentro del Título IV de las disposiciones sobre el procedimiento administrativo común y que, además, la voluntad del legislador con las leyes 39 y 40 es avanzar en la implantación de la administración electrónica, se hace una interpretación sistemática de acuerdo con el espíritu de la norma y se considera obligatoria la tramitación electrónica por a determinados colectivos, entre ellos las personas jurídicas.

Obtener plantillas de solicitud

Desde la misma aplicación del Representa, puede generar e imprimir los documentos de solicitud de inscripción, revocación, renuncia, aceptación y tramitación atendida.

Lo encontrará arriba de la aplicación ya la derecha:

Si pulsa sobre Plantillas de documentos :

Cómo informar los datos del poderdante o del representante

Una vez informado el NIF del ciudadano, o bien el NIF de la empresa, o bien informamos el pasaporte del poderdante o del representante, si éste ya tiene una representación en Representa, aparecerán el resto de datos que le identifiquen. Si por ejemplo, informamos el número de documento (en este caso es un NIF):

y clicamos en el botón de Búsqueda :

En caso de no tener ninguna representación (válida o no válida) en Representación, nos pedirá completar los datos que identifica a la persona física o jurídica:

Caso 1: El número de documento que se informa es un NIF/NIE de persona física

Si no existe ninguna representación asociada a este documento, nos pedirá los datos para identificarlo, por ejemplo:

Caso 2: El número de documento que se informa es un NIF de persona jurídica:

Si no existe ninguna representación asociada a este documento, nos pedirá los datos para su identificación:

Caso 3: El número de documento que se informa corresponde a un pasaporte:

Si no existe ninguna representación asociada a este documento, nos pedirá los datos para su identificación:

Cómo hacer una inscripción de un apoderamiento general

En la pestaña de Inscripción, seleccione como tipo de apoderamiento la opción de General :

Es necesario informar los campos de:

  • Capacidad para la que se otorga la representación para los trámites. Esta capacidad puede ser: “Todas”, “Consultar”, “Tramitar” y/o “Recibir notificaciones”.
  • Vigencia: Periodo de tiempo que permanecerá vigente la representación. ¿Hay algún período máximo?
  • Tramitación atendida: Si se trata de un apoderamiento “apud acta” mediante comparecencia personal en las oficinas de asistencia en materia de registros. Puede consultar el apartado de Adjuntar documentación para una tramitación atendida para tener más información de este proceso.
  • Documentos adjuntos: Es necesario incorporar toda la documentación necesaria para poder acreditar la representación. Puede consultar el apartado de Adjuntar documentación a una representación para tener más información de este proceso.

Una vez informados todos los campos, pulse sobre el botón de , y el servicio le preguntará si es necesario validar el apoderamiento por parte de la asesoría jurídica del ente:

Si confirma, devolverá este mensaje:

Hay que tener en cuenta que un empoderamiento General implica no tener activos otros tipos de apoderamientos, en concreto:

  • Poder “A un organismo” , para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante en cualquier actuación administrativa ante una Administración o un organismo concreto.
  • Poder "a trámites" , para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante únicamente para efectuar determinados trámites especificados en el poder ante una Administración u organismo concreto.
Cómo hacer una inscripción de un apoderamiento en un organismo

En la pestaña de Inscripción, seleccionamos como tipo de apoderamiento la opción de A un organismo :

Es necesario informar los campos de:

  • Capacidad para la que se otorga la representación para los trámites. Esta capacidad puede ser: “Todas”, “Consultar”, “Tramitar” y/o “Recibir notificaciones”.
  • Organismo: Nos ante el que el representante podrá actuar en nombre del poderdante para cualquier actuación administrativa en ese organismo.
  • Vigencia: Periodo de tiempo que permanecerá vigente la representación.
  • Tramitación atendida: Si se trata de un apoderamiento “apud acta” mediante comparecencia personal en las oficinas de asistencia en materia de registros. Consulta el apartado de Adjuntar documentación para una tramitación atendida para tener más información sobre este proceso.
  • Documentos adjuntos: Es necesario incorporar toda la documentación necesaria para poder acreditar la representación. Consulta el apartado de Adjuntar documentación a una representación para obtener más información de este proceso.

Una vez informados todos los campos, clicamos sobre el botón de , y el servicio nos preguntará si es necesario, validar el apoderamiento por parte de la asesoría jurídica del ente:

Hay que tener en cuenta que un empoderamiento “A un organismo” implica no tener activos otros tipos de apoderamientos, en concreto:

  • Poder “General” , para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante en cualquier actuación administrativa ante cualquier Administración.
  • Poder “A trámites” , para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante únicamente para efectuar determinados trámites especificados en el poder frente a esta Administración.

Cómo inscribir un apoderamiento para un trámite en un organismo

En la pestaña de Inscripción, seleccionamos como tipo de apoderamiento la opción de A trámites :

Es necesario informar los campos de:

  • Organismo: Nos ante el que el representante podrá actuar en nombre del poderdante para realizar determinados trámites en ese organismo.
  • Capacidad para la que se otorga la representación para los trámites. Esta capacidad puede ser: “Todas”, “Consultar”, “Tramitar” y/o “Recibir notificaciones”.
  • Trámite: Seleccionar trámite/s, por los que se otorga el apoderamiento. La lista de trámites también se puede escoger a partir de una familia de trámites. Seleccionar una familia de trámites significa que estamos otorgando representación para cada uno de los trámites que integran esta familia.
    • IMPORTANTE: Si a una familia se le añaden trámites, no quiere decir que se otorguen nuevas representaciones al representante.
    • IMPORTANTE: Si a una familia se le quitan trámites, no quiere decir que se revoquen/renuncien representaciones otorgadas al representante.
  • Vigencia: Periodo de tiempo que permanecerá vigente la representación.
  • Tramitación atendida: Si se trata de un apoderamiento “apud acta” mediante comparecencia personal en las oficinas de asistencia en materia de registros. Consulta el apartado de Adjuntar documentación para una tramitación atendida para tener más información sobre este proceso
  • Documentos adjuntos: Es necesario incorporar toda la documentación necesaria para poder acreditar la representación. Consulta el apartado de Adjuntar documentación a una representación para obtener más información de este proceso.

Una vez informados todos los campos, clicamos sobre el botón de , y el servicio nos preguntará si es necesario, validar el apoderamiento por parte de la asesoría jurídica del ente:

Hay que tener en cuenta que un apoderamiento “A trámites” implica no tener activos otros tipos de apoderamientos, en concreto:

  • Poder “General” , para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante en cualquier actuación administrativa ante cualquier Administración.
  • Poder "A un organismo" , para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante en cualquier actuación administrativa ante este ente.
¿Cómo realizar una representación con tramitación atendida?

La forma de realizar una representación con tramitación atendida, a nivel de operativa es igual que una representación sin tramitación atendida. La única diferencia es que es necesario:

  1. marcar esta casuística al realizar el alta
  2. adjuntar la solicitud de tramitación atendida en la que el solicitante autoriza al trabajador público a realizar el alta de la repreentación
  3. firmar el alta por parte del trabajador público al finalizarla

Sin embargo, a nivel jurídico es necesario que los trabajadores públicos que realicen esta tarea tengan la consideración de funcionarios habilitados.

Adjuntar documentación a una representación

En el proceso de inscripción de una representación es necesario aportar documentación para poder acreditar y justificar jurídicamente la representación.

Para adjuntar la documentación, debemos:

  • Seleccionar el tipo de documentación que queremos incorporar en la inscripción.
  • Describir la documentación que estamos incorporando.
  • Y por último, incorporar el documento. Se puede hacer de 3 modos diferentes
    • Generando una copia electrónica con el servicio de COPIA del Consorci AOC.
    • Cargando una copia electrónica generada mediante otros servicios de copias auténticas electrónicas de documentos en soporte papel.
    • Informando código CSV del documento, para conocer la subsistencia del poder y descargar la copia simple del poder notarial. (El código seguro de verificación (CSV) es un código que se encuentra en cada documento y es una referencia unívoca que permite acceder al mismo documento en formato electrónico para verificar su autenticidad). Más información: ¿Qué es y qué hace el Representa? Apartado: ¿Representa está integrado con otros registros de apoderamientos?

Una vez informados todos los datos, clicamos sobre el botón de Guardar, y volvemos a la pantalla/pestaña de inscripción de representaciones.

Adjuntar documentación para una tramitación atendida

Cuando se selecciona este caso de tramitación:

El servicio informa que en el momento de la inscripción de la representación, será necesario que el funcionario habilitado firme esta representación en nombre del ciudadano. Por este motivo, cuando se selecciona esta opción, el primer documento que debe incorporarse a la inscripción de esta representación, sea precisamente el documento de delegación de firma que hace el ciudadano hacia el funcionario habilitado:

En este caso, es necesario informar:

  • Descripción: Descripción del tipo de documento que aportamos a la representación. En este caso se trata de la " Solicitud de delegación de firma "
  • Documento: Podemos incorporar el “documento papel” que aporta el ciudadano, mediante:
    • Generando una copia electrónica con el servicio de COPIA del Consorci AOC.
    • Cargando una copia electrónica generada mediante otros servicios de copias auténticas electrónicas de documentos en soporte papel.
¿Cuál es el tamaño máximo de un anexo? ¿Cuántos documentos pueden anexarse?
El tamaño máximo de un documento anexado al Representa es de 25 Mb. En relación con las representaciones, el número máximo de documentos a anexar será de 10 documentos.
¿Cómo se modifican los datos personales?

Para modificar los datos, en la pantalla de inicio, es necesario incluir el NIF o pasaporte de la persona que solicita la modificación y pulsar “Modifica”.

Seguidamente, podemos cambiar los datos:

  • Nombre
  • Apellidos
  • Correo-e
  • Permitir o no recibir avisos de la plataforma

Una vez modificados los datos, pulsar “Guardar” y los datos ya aparecerán modificados.

Error (una inscripción interfiere a otra). ¿Qué significa?

La plataforma comprueba que no existan representaciones coincidentes entre dos personas, impidiendo su creación.

De esta forma, si creamos una representación que coincide total o parcialmente en ámbito y/o tiempo con otra, aparece este mensaje de error y no se permite la generación.

Como podemos ver, no nos deja crear la representación en el Ayuntamiento de Barcelona, con la capacidad todas, por el período 26/9/2020-26/09/2021 dado que previamente entre estas dos personas se había otorgado ya un poder General con la capacidad Todas por el período 26/9/2020-26/10/2020 que coincide parcialmente con el anterior.

Funcionario habilitado y empleado: ¿quién puede prestar asistencia?

Cuando la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de procedimiento administrativo común de las Administraciones públicas regula las funciones de asistencia a los interesados (para firmar documentos en nombre de los interesados no obligados y realizar copias auténticas), la atribuye a los funcionarios públicos. Además, esta habilitación debe quedar inscrita en el Registro de Funcionarios Habilitados.

A pesar de que la disposición final séptima, sobre la entrada en vigor de la ley, utiliza la expresión “ empleados públicos ” existe un consenso doctrinal al afirmar que la voluntad del legislador es designar a los funcionarios en sentido estricto (de carrera o interinos) para llevar a cabo estas funciones.

Sin embargo, en la práctica muchos entes públicos (sobre todo los más pequeños) no tienen funcionarios en plantilla, lo que puede suponer un problema desde el punto de vista del funcionamiento de REPRESENTA ya que, en teoría, no tendrán forma material de asistir a los interesados.

¿Cuál es el período de vigencia máximo de una representación incluyendo las prórrogas?

De acuerdo con la Ley 39/2015, de 1 de octubre, las representaciones inscritas en los registros electrónicos de apoderamientos tendrán una validez máxima de 5 años desde la fecha de inscripción, sin perjuicio de que, antes de la finalización de este plazo, el poderdante prorrogue o revoque ese poder.

En caso de prórroga, la duración máxima de la representación será de 5 años a partir de la fecha de su inscripción y podrá ir prorrogando sucesivamente dentro de los 5 años establecidos para la validez de su inscripción.

Debe tenerse en cuenta que la duración de los cargos de las sociedades anónimas es de 6 años (Real Decreto legislativo 1/2010, de 2 de julio). Por tanto, puede darse el caso de que una representación legal basada en unos poderes notariales, debidamente inscrita en REPRESENTA previa validación de los poderes, conste como caducada porque han transcurrido 5 años pero el poder sobre el que se basa la inscripción siga vigente, permaneciendo 1 año.

En este caso, si el representante realizara alguna actuación en nombre del poderdante, debería aportar copia de la escritura o bien, inscribir una nueva representación por el plazo de 1 año.

Puede consultar el procedimiento de prórrogas