Aquellas que lleven un documento que las apoye, por ejemplo, una escritura notarial. No es necesario en las representaciones voluntarias, si no se adjunta ningún documento.
De esta forma, necesitan validación:
- Si persona física solicita inscripción de poderes hacia persona física
- Si persona física solicita inscripción de poderes hacia persona jurídica
- Si persona jurídica otorga poderes a persona física
- Si persona jurídica otorga poderes a persona jurídica
- Si persona jurídica solicita inscripción de poderes hacia persona física
- Si persona jurídica solicita inscripción de poderes hacia persona jurídica
Por otra parte, las representaciones voluntarias de persona física no requieren validación, pero en caso de que éstas aporten un poder, esta representación deberá ser validada. Éste sería el caso de:
- Si persona física otorga poderes a persona física, aportando unos poderes
- Si persona física otorga poderes a persona jurídica, aportando unos poderes
Las representaciones voluntarias que no requieren validación, se crean en estado “Pendiente de aceptación” y requieren de la acepción explícita por parte del representante a fin de ser válidas.
Ésta es una cuestión organizativa, ante la falta de precisión de la ley sobre esta cuestión. Por tanto, es una cuestión de funcionamiento del servicio y de eficiencia, pero no de cumplimiento normativo.
Lo importante, en este caso, es que se informa al ciudadano sobre esta validación, con carácter previo a la inscripción de la representación para poder cumplir con el principio de consentimiento informado.
No sólo eso, sino también significativo para garantizar la celeridad en la gestión de la representación e imponer las cargas mínimas al interesado.
Por este motivo, desde REPRESENTA se ha optado que la validación de poderes la llevará a cabo:
• Empoderamiento general: el ente cuya sede se ha accedido para inscribir la representación (en el caso de representaciones realizadas por vía telemática) o el ente al que se ha acudido para realizar la representación (en el caso de representaciones realizadas por la vía presencial)
• Empoderamiento a organismo: ente concreto al que se otorga la representación
• Empoderamiento a trámites : ente concreto al que se otorga la representación
En este sentido, hay que tener en cuenta que es un registro colaborativo de responsabilidad compartida, por lo que es recomendable confiar en la actuación de otras administraciones usuarias, sin perjuicio de que con posterioridad pueda requerirse al interesado el acreditación de la representación.
Cuando una representación contiene documentación adjunta para demostrar la representación entre dos personas (personas físicas y/o jurídicas) es necesario que esta documentación se revise y se valide o no la representación. Puedes obtener más información en el apartado ¿Qué representaciones es necesario validar?
Para validar los poderes es necesario tener el rol de VALIDADOR :
Cuando un usuario sólo tiene el rol de validador y accede a Representa, el servicio le muestra una pantalla con todas las representaciones que se han inscrito en su ente y que requieren la comprobación de que con la documentación aportada a la representación, es suficiente para poder otorgar la representación hacia el representante.
Si tiene otros roles, deberá acudir a la pestaña “Validación de documentos pendientes” para acceder al listado.
La página muestra el listado de las representaciones pendientes de validar y permite realizar un filtro de las mismas.
En este caso, tenemos una representación pendiente de validar, en la que tenemos que el poderdante Enrique quiere otorgar la representación a Marcel.
Si clicamos en
,podremos ver el detalle de la representación a validar:
En esta pantalla, encontramos los datos necesarios para decidir si se le puede otorgar la representación. En este caso, es necesario decidir si la documentación adjunta es suficiente para otorgar la representación al:
- Entre el Poderdante y Representante, y
- Para todos los entes (General)
- Con la capacidad descrita, y
- La vigencia solicitada.
Una vez valorado si la documentación adjunta es suficiente con las condiciones descritas:
- Marca
si el poder es suficiente. A partir de ese momento, estas representaciones quedan como válidas en el Representa. - Marca
si el poder no es suficiente. . A partir de ese momento, estas representaciones quedan como no válidas en el Representa. En el caso de la denegación, es necesario añadir el motivo de la misma.
Si quieres indicar que la representación está siendo tratada (previamente a la validación o denegación) puedes cambiarla en el estado “En revisión” pulsando en el botón
Entonces, la representación quedará en estado "En revisión", en la lista de representaciones.
Desde ese estado también se puede Denegar o Aceptar. Este estado no significa que la representación queda asignada a un validador concreto, sino que simplemente algún validador le está tratando. En cualquier momento puede volver a ponerse en estado "En validación", pulsando en el botón .
Cuando una persona física o jurídica quiere inscribir una representación y adjunta documentación que le acredita, debe ser “ cualquier medio válido en Derecho que deje constancia fidedigna de su existencia ” (artículo 5.4 de la Ley 39/2015, de 1 d octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, LPACAP).
En la práctica sólo se admiten documentos notariales o documentos privados verificados por cualquier otro fedatario público por ser los únicos que tienen elementos de autenticidad y reúnen los requisitos de la LPACAP. Quedan excluidos otros documentos como escaneos simples o fotografías, por ejemplo, puesto que no cumplen con el principio de legalidad y publicidad registral.
Si en el documento notarial aportado no figura el CSV (código seguro de verificación), debes tener en cuenta lo siguiente:
- Solicitudes presenciales : el documento presentado en la oficina de registro debe ser una primera copia emitida por la notaría (o posterior copia autorizada por notario). De forma alternativa, se puede autorizar la consulta de interoperabilidad (facilitando los datos necesarios).
- Solicitudes desde el portal de ciudadanía : debe ser un documento original electrónico o bien, una copia auténtica proporcionada por una oficina de asistencia en materia de registro.
En este caso, para inscribir la representación con documentación acreditativa, la persona física o jurídica debe acceder a la pestaña "Solicitar inscripción". Durante el proceso se le pedirá que adjunte el documento.
Finalizado este proceso, la solicitud de inscripción quedará en estado “Pendiente de validación” y la asesoría jurídica del ente analizará si el documento acredita de forma fidedigna la representación:
- Si se trata de un documento admitido y la asesoría competente en la tramitación valora de forma positiva el documento, se incorporará al Representa y cambiará el estado a "Válida".
- Si, por el contrario, el informe es desfavorable porque el documento no es admisible o se aprecia una falta o insuficiencia de autorización, se requerirá subsanación. El interesado tendrá un plazo de 10 días o superior según el caso (artículo 5.6 LPACAP), a través del circuito de requerimiento de documentación habitual para el procedimiento administrativo o bien se desestimará la solicitud y se cambiará el estado a “Denegada ”.
Otras cuestiones prácticas a destacar relativas a la inscripción de las representaciones:
- La persona poderdante puede otorgar una representación sin adjuntar ningún documento (representación apud acta ); tendrá que esperar a que la persona representante acepte la representación.
Siempre que sea posible, se recomienda fomentar este tipo de representaciones para que su gestión sea más ágil.
- Mientras no esté operativa la integración con otros Registros electrónicos de apoderamientos, pueden adjuntarse Certificados de inscripción a APODERA, siempre que tengan información suficiente sobre esa representación.
- Las fotocopias no serán medios válidos en derecho para acreditar las representaciones.
Tampoco los documentos firmados entre particulares o mandatos de representación.
- Corresponde a cada asesoría valorar cualquier otra documentación oficial que no sea de carácter notarial o verificada por un fedatario público, comprobando en todo caso la suficiencia y garantías de autenticidad que confiere para su inscripción en Representa.
Se debe tener especial cuidado para los poderes tipo A ya que confieren capacidad actuar en nombre del poderdante para cualquier actuación administrativa ante cualquier Administración pública (incluso si no es usuaria de Representa).
En cambio, las asesorías pueden aplicar criterios más flexibles para facilitar la inscripción de los poderes tipos B y C, porque producen efectos frente a una Administración concreta.
- En determinadas ocasiones y para determinados trámites, las inscripciones en el registro de asociaciones, pueden considerarse medios fidedignos de la existencia de una representación (a valoración de la asesoría jurídica que realiza la validación).
También pueden considerarse medios suficientes determinados documentos para inscribir determinadas representaciones para determinados trámites, siempre que presumiblemente no sean susceptibles de generar suplantaciones.
- También puede aportarse un certificado expedido por el Registro Mercantil con un CSV.
- En el caso del libro de familia, es habitual que, a pesar de los cambios de formato, se acompañe como documento acreditativo de la representación. De ser el caso, debe ser una copia auténtica o contar con un CSV que permita comprobar la autenticidad.
Si este documento se acompaña para realizar un trámite puntual, por agilidad, se recomienda que no se inscriba la representación.
- La falta o insuficiencia de acreditación de la representación no impide que se tenga por realizado el trámite si se subsana dentro del plazo de 10 días (art.5.6 LPACAP).
- Si tiene previsto la integración con las plataformas de tramitación, tenga en cuenta que la inscripción no es automática: existe un descalaje de tiempo entre la petición de inscripción y la aceptación del representante o bien, hasta que la asesoría valida la documentación .
En el apartado de "Configuración de datos del ente" se puede añadir un correo electrónico para recibir avisos con el listado de representaciones que tiene un ente (Correo validaciones pendientes). Más info: https://suport-representa.aoc.cat/hc/es/articles/4417809786769-Empecem-amb-el-Representa >> Configuración de datos del ente
Si informas de una dirección de correo electrónico en este campo, recibirás, una vez a la semana, un correo electrónico con todas las representaciones con estado "Pendiente de validar" y "En revisión" de tu ente (los lunes a las 10 horas).
