Aquelles que porten un document que les recolzi, per exemple, una escriptura notarial. No cal en les representacions voluntàries, si no s’adjunta cap document.
D’aquesta manera, necessiten validació:
- Si persona física sol·licita inscripció de poders cap a persona física
- Si persona física sol·licita inscripció de poders cap a persona jurídica
- Si persona jurídica atorga poders a persona física
- Si persona jurídica atorga poders a persona jurídica
- Si persona jurídica sol·licita inscripció de poders cap a persona física
- Si persona jurídica sol·licita inscripció de poders cap a persona jurídica
Per altra banda, les representacions voluntàries de persona física no requereixen validació, però en el cas que aquestes aportin un poder, aquesta representació haurà de ser validada. Aquest seria el cas de:
- Si persona física atorga poders a persona física, tot aportant uns poders
- Si persona física atorga poders a persona jurídica, tot aportant uns poders
Les representacions voluntàries que no requereixen validació, es creen en estat “Pendent d’acceptació” i requereixen de l’accepció explícita per part del representant per tal de ser vàlides.
Aquesta és una qüestió organitzativa, davant la falta de precisió de la llei sobre aquesta qüestió. Per tant, és una qüestió de funcionament del servei i d’eficiència, però no de compliment normatiu.
El més important, en aquest cas, és que s’informa al ciutadà sobre aquesta validació, amb caràcter previ a la inscripció de la representació per poder complir amb el principi de consentiment informat.
No només això, sinó que també és significatiu per garantir la celeritat en la gestió de la representació i imposar les càrregues mínimes a l’interessat.
Per aquest motiu, des de REPRESENTA s’ha optat que la validació de poders la durà a terme:
• Apoderament general: l’ens la seu del qual s’ha accedit per inscriure la representació (en el cas de representacions realitzades per via telemàtica) o l’ens al que s’ha acudit per realitzar la representació (en el cas de representacions realitzades per la via presencial)
• Apoderament a organisme: ens concret al qual s’atorga la representació
• Apoderament a tràmits: ens concret al qual s’atorga la representació
En aquest sentit, cal tenir en compte que és un registre col·laboratiu de responsabilitat compartida, de manera que és recomanable confiar en l’actuació d’altres administracions usuàries, sense perjudici que amb posterioritat pugui requerir-se a l’interessat l’acreditació de la representació.
Quan una representació conté documentació adjunta per demostrar la representació entre dues persones (persones físiques i/o jurídiques) cal que aquesta documentació es revisi i es validi o no la representació. Pots obtenir més informació a l’apartat Quines representacions cal validar?
Per validar els poders cal tenir el rol de VALIDADOR:
Quan un usuari només té el rol de validador i accedeix a Representa, el servei li mostra una pantalla amb totes les representacions que s’han inscrit al seu ens i que requereixen la comprovació que amb la documentació aportada a la representació, és suficient per a poder atorgar la representació cap al representant.
Si té altres rols, caldrà que vagi a la pestanya “Validació de documents pendents” per accedir al llistat.
La pàgina mostra el llistat de les representacions pendents de validar i permet realitzar un filtre de les mateixes.
En aquest cas, tenim una representació pendent de validar, on tenim que el poderdant Enrique vol atorgar la representació a Marcel.
Si cliquem a 
,podrem veure el detall de la representació que cal validar:
En aquesta pantalla, trobem les dades necessàries per decidir si se li pot atorgar la representació. En aquest cas, cal decidir si la documentació adjunta és suficient per a atorgar la representació al:
- Entre el Poderdant i Representant, i
- Per a tots els ens (General)
- Amb la capacitat descrita, i
- La vigència sol·licitada.
Un cop valorat si la documentació adjunta és suficient amb les condicions descrites:
- Marca
si el poder és suficient. A partir d’aquest moment, aquestes representacions queden com a vàlides al Representa. - Marca
si el poder no és suficient. . A partir d’aquest moment, aquestes representacions queden com a no vàlides al Representa. En el cas de la denegació, cal afegir el motiu de la mateixa.
Si vols indicar que la representació està essent tractada (prèviament a la validació o denegació) pots canviar-la a l’estat “En revisió” prement al botó
Llavors, la representació quedarà en estat “En revisió”, a la llista de representacions.
Des d’aquest estat també es pot Denegar o Acceptar. Aquest estat no significa que la representació queda assignada a un validador concret, sinó que simplement algun validador l’està tractant. En qualsevol moment pot tornar a posar-se en estat “En validació”, prement al botó 
.
Quan una persona física o jurídica vol inscriure una representació i adjunta documentació que l’acredita, ha de ser “qualsevol mitjà vàlid en Dret que deixi constància fidedigna de la seva existència” (article 5.4 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, LPACAP).
A la pràctica només s’admeten documents notarials o documents privats verificats per qualsevol altre fedatari públic perquè són els únics que tenen elements d’autenticitat i reuneixen els requisits de la LPACAP. Queden exclosos altres documents com escanejos simples o fotografies, per exemple, ja que no compleixen amb el principi de legalitat i publicitat registral.
Si en el document notarial aportat no hi figura el CSV (codi segur de verificació), has de tenir en compte el següent:
- Sol·licituds presencials: el document presentat a l’oficina de registre ha de ser una primera còpia emesa per la notaria (o posterior còpia autoritzada per notari). De forma alternativa, es pot autoritzar la consulta d’interoperabilitat (facilitant les dades necessàries).
- Sol·licituds des del portal de ciutadania: ha de ser un document original electrònic o bé, una còpia autèntica proporcionada per una oficina d’assistència en matèria de registre.
En aquest cas, per inscriure la representació amb documentació acreditativa, la persona física o jurídica ha d’accedir a la pestanya “Sol·licitar inscripció”. Durant el procés se li demanarà que adjunti el document.
Finalitzat aquest procés, la sol·licitud d’inscripció quedarà en estat “Pendent de validació” i l’assessoria jurídica de l’ens analitzarà si el document acredita de manera fidedigna la representació:
- Si es tracta d’un document admès i l’assessoria competent en la tramitació valora de forma positiva el document, s’incorporarà al Representa i canviarà l’estat a “Vàlida”.
- Si, per contra, l’informe és desfavorable perquè el document no és admissible o s’aprecia una falta o insuficiència d’autorització, es requerirà l’esmena. L’interessat tindrà un termini de 10 dies o superior segons el cas (article 5.6 LPACAP), a través del circuït de requeriment de documentació habitual per al procediment administratiu o bé es desestimarà la sol·licitud i es canviarà l’estat a “Denegada”.
Altres qüestions pràctiques a destacar relatives a la inscripció de les representacions:
- La persona poderdant pot atorgar una representació sense adjuntar cap document (representació apud acta); haurà d’esperar que la persona representant accepti la representació.
Sempre que sigui possible, es recomana fomentar aquest tipus de representacions perquè la seva gestió és més àgil.
- Mentre no estigui operativa la integració amb altres Registres electrònics d’apoderaments, poden adjuntar-se Certificats d’inscripció a APODERA, sempre que tinguin informació suficient sobre aquella representació.
- Les fotocòpies no són mitjans vàlids en dret per acreditar les representacions.
Tampoc els documents signats entre particulars o mandats de representació.
- Correspon a cada assessoria valorar qualsevol altra documentació oficial que no sigui de caràcter notarial o verificada per un fedatari públic, comprovant en tot cas la suficiència i garanties d’autenticitat que confereix per a la seva inscripció a Representa.
S’ha de tenir especial cura per als poders tipus A ja que confereixen capacitat actuar en nom del poderdant per a qualsevol actuació administrativa davant qualsevol Administració pública (fins i tot si no és usuària de Representa).
En canvi, les assessories poden aplicar criteris més flexibles per facilitar la inscripció dels poders tipus B i C, perquè produeixen efectes davant una Administració concreta.
- En determinades ocasions i per a determinats tràmits, les inscripcions al registre d’associacions, poden considerar-se mitjans fidedignes de l’existència d’una representació (a valoració de l’assessoria jurídica que realitza la validació).
També poden considerar-se mitjans suficients determinats documents per a inscriure determinades representacions per a determinats tràmits, sempre que presumiblement no siguin susceptibles de generar suplantacions.
- També es pot aportar un certificat expedit pel Registre Mercantil amb un CSV.
- En el cas del llibre de família, és habitual que, tot i els canvis de format, s’acompanyi com a document acreditatiu de la representació. De ser el cas, ha de ser una còpia autèntica o comptar amb un CSV que permeti comprovar l’autenticitat.
Si aquest document s’acompanya per realitzar un tràmit puntual, per agilitat, es recomana que no s’inscrigui la representació.
- La manca o insuficiència d’acreditació de la representació no impedeix que es tingui per realitzat el tràmit si s’esmena dins el termini de 10 dies (art.5.6 LPACAP).
- Si teniu previst la integració amb les plataformes de tramitació, tingueu en compte que la inscripció no és automàtica: hi ha un decalatge de temps entre la petició d’inscripció i l’acceptació del representant o bé, fins que l’assessoria valida la documentació.
A l'apartat de "Configuració de dades de l'ens" es pot afegir un correu-e per rebre avisos amb el llistat de representacions que té un ens (Correu validacions pendents). Més info: https://suport-representa.aoc.cat/hc/ca/articles/4417809786769-Comencem-amb-el-Representa >> Configuració de dades de l'ens
Si informes d'una adreça de correu-e en aquest camp, rebràs, un cop a la setmana, un correu-e amb totes les representacions amb estat "Pendent de validar" i "En revisió" del teu ens (els dilluns a les 10 hores).