Representa es un registro electrónico de apoderamientos común que la AOC pone a disposición de la Administración de la Generalidad de Cataluña, las Entidades locales de Cataluña y de los organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes de los anteriores.
Este registro es compartido para todos ellos; es decir, no se trata de un registro individual o independiente, lo que comporta la corresponsabilidad en el tratamiento de los datos de carácter personal que constan.
El Representa no es:
- Un registro administrativo (más información en el apartado “Representa ¿es un registro administrativo?”)
- Un registro de funcionarios habilitados
La respuesta es no, dado que:
- Las asociaciones son entidades sin ánimo de lucro, constituidas voluntariamente por tres o más personas para cumplir con una finalidad de interés general o particular, mediante la puesta en común de recursos personales o patrimoniales con carácter temporal o indefinido (Artículo 321-1 de la LEY 4/2008, de 24 de abril, del libro tercero del Código civil de Cataluña, relativo a las personas jurídicas). Por tanto, el registro de asociaciones no es un registro de apoderamientos como el Mercantil, Propiedad, etc. y, esto es, no se considera que sea uno de los registros que el artículo 6 de la 39/2015 llama “similares”. En consecuencia, no existe obligatoriedad de interoperabilidad con el Representa
- Además, la persona que ha aportado un poder a ese registro de asociaciones lo ha hecho con una finalidad específica. La incorporación del Registro local en el Representa entra en conflicto con la protección de datos ya que la finalidad del tratamiento con la que se recogieron los datos cambia.
- Por último, aunque técnicamente sea viable, esta incorporación de datos rompe con el circuito de validación que se ha establecido en el servicio Representa.
Para la posible incorporación de otros tipos de registros, será necesario analizar:
- naturaleza del registro
- finalidad de la recogida de datos
- circuito de validación del apoderamiento inscrito
No.
La Ley 39/2015, de 1 de octubre, de procedimiento administrativo común de las Administraciones públicas regula de forma separada el registro electrónico general de apoderamientos (art. 6) del registro electrónico general (art. 16), para la presentación de documentos.
Esta distinción proviene del RD 1671/2009, de 6 de noviembre (art.15, derogado), que en desarrollo de la Ley 11/2007, de 22 de junio, ordena la creación de este registro y niega expresamente que tenga el carácter de registro administrativo.
En el ámbito de la Administración de la Generalidad la Orden GRI/79/2015, de 10 de abril, también declara que este registro no tiene el carácter de registro administrativo (art. 4).
De forma similar, y para el caso del registro electrónico de apoderamientos de la Administración General del Estado, el RD 203/2021, de 30 de marzo, dispone que carece de carácter público (art.33.4). Además, determina que “…el interesado sólo podrá acceder a la información de los apoderamientos de los que sea poderdante o apoderado”, lo que “blinda” los datos de carácter personal que constan en estos registros.
Lo anterior permite llevar un registro separado y no tener que realizar asientos de entrada de la documentación de los apoderamientos; por tanto, en REPRESENTA sólo se pueden inscribir las representaciones legales y voluntarias, quedando fuera de su objeto los asientos de entrada (y salida) de documentos.
La integración con APODERA está en curso, próximamente le iremos informando de sus avances.
En relación con las integraciones con el Registro Mercantil y de la Propiedad, las integraciones con estos registros civiles están pendientes de ser evaluadas por los organismos responsables de estos registros civiles en la medida en que puede acarrear un conflicto con la finalidad de estos registros.
Esta integración es importante para los entes usuarios del servicio, porque los interesados son responsables de la veracidad de los documentos que aportan (art.28.7 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre), también en el caso del registro electrónico de apoderamientos y de las escrituras de poderes que acompañen a las solicitudes de inscripción.
En este sentido, para minimizar el riesgo de validar poderes de representación que han sido revocados por escrituras de poderes posteriores (que no se acompañan a la solicitud), REPRESENTA está integrado con el Consejo General del Notariado permitiendo la consulta de la subsistencia de los poderes que acompaña. Así, se realiza una consulta en el Consejo General del Notariado y valida la vigencia de las escrituras y de los poderes. La consulta de la subsistencia de poderes se realiza tanto en alta (que permite también descargar una copia simple del poder) como en la consulta puntual de un poder entre dos personas en una fecha concreta para realizar una acción determinada.
El Representa sólo es una de las diferentes vías válidas en derecho de acreditar que una persona es representante de otra (Art.5 ley 39/2015).
La inscripción al mismo, se recomienda en casos de actuaciones reiteradas de una persona en nombre de otra (p.ej. un gestor que debe realizar múltiples trámites en nombre de un cliente); en cambio, no recomendamos su inscripción cuando la representación finaliza con la realización del trámite concreto (p.ej. el caso de un hijo que solicita una tarjeta de aparcamiento con movilidad reducida para su padre).
Entonces, ¿qué se puede hacer si se presenta en el Registro general una instancia donde consta una representación puntual que tiene por objeto exclusivamente la realización de ese trámite o procedimiento concreto? (“Más información en el apartado “Recomendaciones prácticas sobre inscripciones”).
También es innecesaria la inscripción en el caso de certificados de representante dado que la persona física que es titular, ya ha acreditado ante una autoridad de certificación que representa a la persona jurídica correspondiente, y por tanto el certificado le permite actuar en nombre y representación de esa persona jurídica.
En este sentido, cuando una administración pública detecta una representación por otra vía, ya sea presencialmente, o bien, electrónicamente, se considera una buena práctica ofrecer a los interesados la posibilidad de realizar la inscripción de la representación en el Representa, en el caso de representaciones que no se agoten con la misma actuación administrativa, informando de sus efectos y duración. Se está trabajando para ofrecer un modelo a incorporar a los formularios electrónicos, que se incorporará a la guía de implantación del Representa.
Se guardan durante el período de vigencia y después se eliminan en 90 días. Lo tienes en las condiciones específicas del servicio
En Representa no pueden inscribirse representaciones para que el apoderado solicite el idCAT (certificado o móvil) a nombre del poderdante.
De conformidad con la normativa reguladora, la obtención de los mecanismos de firma electrónica debe realizarse presencialmente por la persona interesada; es decir, es un acto personalísimo que implica dirigirse ante una administración pública.
Se exceptúa de lo anterior cuando el interesado utiliza otro certificado digital para solicitar el certificado (digitalmente) o bien, un tercero lleva el formulario de solicitud con la firma del interesado legitimada notarialmente.
Como puede comprobarse, son dos supuestos muy tasados donde hay constancia fehaciente de la verificación de la identidad, que no son trasladables a los apoderamientos de REPRESENTA.
Contenido relacionado:
¿Puede un ciudadano pedir un certificado idCAT por una tercera persona?
Representa es el registro previsto en el art.6 de la Ley 39/2015 con la finalidad de que los interesados inscriban las representaciones que otorgan para que una persona (física o jurídica) actúe en su nombre en el seno de procedimientos administrativo (l abogado y el gestor, por ejemplo).
Desde este punto de vista, no está relacionado con las funciones de asistencia de los funcionarios habilitados del art.12 de la propia ley, que hace referencia a la prestación de servicios a los interesados y ejercicio de las funciones que tienen atribuidas.
La capacidad para firmar, presentar solicitudes y obtención de copias auténticas no es una representación susceptible de estar inscrita en el REA, y debe constar inscrita en un registro distinto, sin perjuicio de conservar el consentimiento del interesado.
Por este motivo, desde la AOC la hemos ofrecido desde EACAT y estamos trabajando para mejorar su gestión: Manual del Registro de funcionarios habilitados en EACAT
- Poder o representación : habilitación que confiere una persona (física o jurídica) a favor de un tercero para que actúe en su nombre ante las Administraciones públicas.
- Apud acta : tipología de poder que se otorga mediante la comparecencia personal o electrónica.
- Poderdante : persona (física o jurídica) que confiere poderes a un tercero para actuar en su nombre ante las Administraciones públicas.
- Representante o apoderado : persona (física o jurídica) que recibe un poder para actuar ante las Administraciones públicas en nombre de otra persona.
- Validación : acción de comprobación de que las facultades o poderes de una persona son suficientes para actuar en nombre y representación de otra persona, en la realización de determinadas actuaciones ante las Administraciones públicas.
- Tramitación atendida : la asistencia que presta un trabajador de las OAC u OAMR en el uso de los medios electrónicos, previo consentimiento de la persona interesada, que incluye la realización de un trámite en su nombre rellenando y firmando el formulario del que se trate.
- Renuncia : acción por la que el apoderado decide desistir del apoderamiento que le ha conferido el poderdante.
- Revocación : acción por la que el poderdante decide dar de baja el apoderamiento que ha otorgado a favor del apoderado.
A continuación, enumeramos algunos supuestos que pueden darse en el día a día y se hacen algunas sugerencias, sin perjuicio de lo que haya establecido a nivel interno:
- Representaciones puntuales que tienen por objeto la realización de un trámite o procedimiento concreto: Dado que no existe la voluntad de establecer una representación permanente, se puede acreditar este tipo de representación mediante documento privado en el que figure el consentimiento de la persona que otorga la representación (poderdante) y, si así se considera, la declaración responsable de la persona representante relativa a la autenticidad de la documentación acreditativa de la representación que aporta. Este documento puede acompañar la presentación del trámite correspondiente sin necesidad de inscribirlo en el Representa.
- Representaciones que pueden tener cierta perdurabilidad : dado que las actuaciones basadas en estas representaciones son susceptibles de repetirse durante su vigencia, puede recomendarse a las personas interesadas la inscripción en Representa, debidamente informadas sobre sus derechos y deberes (Más información en: Qué implicaciones tiene la inscripción en el Representa Modelo de advertencia a la hora de fomentar su inscripción : Hay que tener en cuenta que no estamos ante una inscripción de oficio de la representación, ya que es necesaria la manifestación de la voluntad de la persona.