Guía de implantación del Representa

1. ¿Qué es la Guía de Implantación?

La Guía de implantación del proyecto Representa es un documento para los usuarios del servicio, destinado a facilitar la implantación y puesta en funcionamiento , dentro de su organización, del registro electrónico de apoderamientos en cumplimiento de lo previsto en la Ley 39/2015, de '1 de octubre, de procedimiento administrativo común de las Administraciones públicas y el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.

Esta Guía realiza una serie de recomendaciones para cada una de las siguientes actuaciones:

• ¿Qué es un registro electrónico de apoderamientos?
• El alta en el servicio.
• Parametrizar Representa.
• Aspectos vinculados a expedientes, trámites y formularios.
• Integraciones.
• Formación del personal.
• Regulación.
• Operativa del servicio.
• Difusión.

Está elaborada a partir de experiencias prácticas de diversas Administraciones públicas catalanas, y contiene cuestiones de carácter técnico, organizativo y procedimental. También dispone del portal de Soporte para más información sobre otras cuestiones del servicio.

2. ¿Qué es un registro electrónico de apoderamientos?

El Registro Electrónico de Apoderamientos, creado por la Ley 39/2015, de 1 de octubre (art.6), permite inscribir las representaciones que los ciudadanos, profesionales y empresas otorgan a terceros para actuar en su nombre ante las Administraciones Públicas. El Representa es un registro electrónico de apoderamientos común de todos los entes usuarios del servicio (más información: ¿Qué es y qué hace el Representa? ).

El Representa sólo es una de las diferentes vías válidas en derecho de acreditar que una persona es representante de otra (art.5 Ley 39/2015, de 1 de octubre) (más información: Qué es y qué hace el Representa?, apartado “¿La inscripción es obligatoria para acreditar una representación?”).

El servicio Representa presenta dos entornos, aparte de la posibilidad de integración vía webservice:

• Portal empleado público: a través del EACAT para:
  • Gestionar representaciones en nombre de la ciudadanía (altas, bajas y aceptaciones).
  • Consultar representaciones en procedimiento administrativo.
• Portal ciudadanía: a través de una url personalizada para cada ente, para la gestión de las representaciones por parte de la ciudadanía y empresas. En relación con los sujetos obligados a relacionarse electrónicamente con la administración, deben utilizar esta vía. (Más información: ¿Cómo se crea una representación? apartado “Las empresas deben gestionar las representaciones por vía electrónica”?).

¿Qué no es el Representa?

• No es un registro de funcionarios habilitados. (Más información: ¿Qué es y qué hace el Representa? apartado “¿Es necesario registrar la representación de un funcionario habilitado en Representa?”).
• No es un registro administrativo. (Más información: ¿Qué es y qué hace el Representa? apartado “¿El servicio Representa es un registro administrativo?”).
• No es un registro de asociaciones. (Más información: ¿Qué es y qué hace el Representa? apartado “Representa permite incorporar las representaciones recogidas en registros de asociaciones municipales?”).

Tipos informativos de la herramienta:

• • Decálogo del Representa: 10 ideas para conocer el servicio
  • Representaciones y capacidades. (Más información: ¿Qué es una representación? apartado “Tipo de apoderamientos”).
  • ¿Qué estados tienen las representaciones? (Más información: ¿Qué es una representación? apartado "Cuáles son los estados posibles de una representación").
  • ¿Está integrado con Apodera, el Registro Mercantil y de la Propiedad? (Más información: ¿Qué es y qué hace el Representa? apartado “¿Está integrado con Apodera, el Registro Mercantil y de la Propiedad?”).

3. Pasos para darse de alta en el servicio

Consulte Empecemos con el Representa apartado “¿Cómo puedo solicitar el servicio Representa?” para darse de alta.

Para rellenar el formulario de alta, decida :

1. Qué catálogo utilizará :
   • Catálogo propio: deberá parametrizarlo según el apartado 3 . Cómo se parametriza REPRESENTA .
   • Catálogo genérico de Representa que se ofrece por defecto desde el servicio. (Más información: ¿Cómo puedo gestionar el catálogo de trámites? apartado “Catálogo de trámites”).
2. La modalidad de uso del servicio :
   • Usuarios directos.
   • Integración con sistemas propios , según se indica en el apartado 5. Integraciones .

Tenga en cuenta que el envío del formulario a través de EACAT implica:

1. La aceptación de las Condiciones generales de prestación de servicios del Consorci AOC (en la mayoría de casos ya estará aprobado por el uso de otros servicios) y de las Condiciones específicas del servicio Representa .
2. La aprobación del Acuerdo de corresponsabilidad en el tratamiento de datos personales. Más información: Empecemos con el Representa apartado “Acuerdo de corresponsabilidad”.

Es recomendable que el órgano competente del suyo nos apruebe la creación del Registro de Funcionarios Habilitados y, en su caso, la correspondiente regulación: las personas que actuarán como gestores del servicio y realizarán tramitación atendida desde REPRESENTA tendrán que tener este rol (tal y cómo se indica en el apartado 3 .

Puede utilizar el módulo de Registro de Funcionarios Habilitados de EACAT , disponible para todos los usuarios en el apartado “ mi ente ” (no es necesario solicitar el alta). También hay posibilidad de integración .

En futuro, REPRESENTA se integrará con el RFH y sólo se permitirá la tramitación atendida a los usuarios que se compruebe que están dados de alta en el RFH.

4. Cómo se parametriza Representa

Una vez se le ha comunicado que el alta ha sido realizada correctamente, y antes de empezar a utilizar el servicio, parametrice Representa (más información: Empecemos con el Representa apartado “Primeros pasos con Representa”).

Deberá facilitar la siguiente información necesaria para su funcionamiento:

1. 1. 1. Datos del ente : configure los datos de su ente, que permiten que se llene automáticamente la documentación del servicio. Esta tarea puede realizarla el administrador del servicio, que engloba todas las funcionalidades. (Más información: Empecemos con el Representa apartado “Configuración datos del ente”).
      2. Datos de los trámites : si opta por el catálogo genérico que se ofrece desde el servicio, no es necesario realizar ninguna actuación ; en cambio, si opta por un catálogo de trámites propio, debe personalizarlo y cargarlo al servicio (puede hacerse una carga de todo el catálogo y después modificar parcialmente trámites y/o familias). (Más información: ¿Cómo puedo gestionar el catálogo de trámites? apartado “Añadir familias y trámites al catálogo de trámites vía fichero”).
         Actualmente es posible disponer de un catálogo propio, cuya tendencia del servicio será el uso de un catálogo único.
         Esta tarea puede realizarla:
         • • Administrador del Servicio: incluye todos los roles
           • Administrador del ente: permite gestionar el propio catálogo.
      3. Roles de usuarios: el gestor de usuarios de EACAT de su ente, debe asignar los roles a las personas usuarias del servicio (validador, gestor, consultor, administrador del ente y administrador del servicio). (Más información: Empecemos con el Representa apartado “Primeros pasos con Representa”).
         Se aconseja dar el rol con funcionalidades más amplias que se necesite y que, las personas que realizarán la tramitación atendida (no es necesario por copias auténticas, que pueden ser con sello de órgano), deben disponer de la habilitación pertinente.
      4. Sede-e: incorpore el enlace del portal de ciudadanía, que se le facilita en el momento del alta, en su sede electrónica, para promocionar y difundir la gestión electrónica de las representaciones. Consulte el listado de entes dados de alta en el servicio, y los datos relativos a la protección de datos personales. (Más información: Empecemos con el Representa apartado “Nos dados de alta en Representa”).

5. Aspectos vinculados con expedientes, trámites y formularios

La puesta en funcionamiento de Representa puede comportar la modificación de los flujos de expedientes, trámites y formularios para incluir la consulta de las representaciones que puedan estar inscritas en el servicio. Por eso:

• Identifique los procedimientos afectados, aquellos que sean susceptibles de ser formulados por una persona en representación de un tercero.
• Analice las variables y requerimientos a incorporar en los expedientes, trámites y/o formularios y plantillas asociadas a los expedientes y trámites. Es importante definan las nuevas necesidades y variables a incorporar. En este sentido, le recomendamos que analice si es necesario o no la inscripción al Representa (Más información: ¿Qué implicaciones tiene la inscripción al Representa? Modelo de advertencia a la hora de fomentar la inscripción ).
• Si es necesario, implemente las modificaciones oportunas en las solicitudes, formularios y plantillas, consistentes en incluir los campos relativos a las representaciones, para facilitar los números de asiento, etc.

De este proceso puede resultar la necesidad de establecer formularios específicos para otorgar representaciones y poderes (tenéis a su disposición los modelos que ofrece por defecto el servicio en ¿Cómo se crea una representación? apartado “ Obtener plantillas de documentos ”) .

6. Integraciones

Si opta por la integración, evalúe la integración de las funcionalidades de Representa en su gestor de expedientes y otros servicios de administración electrónica donde la representación sea relevante. Se trata de analizar los requerimientos para la integración y, en función del resultado de este análisis, implementarlo. Es importante que se lea la documentación de integración y analice las diferentes modalidades de consumo previstas (REPRESENTA_VALIDACION / REPRESENTA_CONSULTA / REPRESENTA_MODIFICACION / REPRESENTA_ALTA).

Debe determinar cuáles son las modalidades de consumo que va a utilizar (gestión de las inscripciones y/o consulta de representaciones en la BBDD) y facilitar la información pertinente a la AOC , ya que se utilizará de forma automática desde el servicio.

El siguiente paso es iniciar las labores técnicas de integración.

Si en la solicitud nos pedisteis utilizar el servicio vía EACAT pero en algún momento, decide consumirlo a través de integración, en alguna de sus modalidades de consumo, sólo tiene que solicitarlo por los canales habituales .

En la web del servicio tiene más información sobre el soporte a integradores .

7. Pruebas y formación del personal

Es recomendable que , realizadas las actuaciones anteriores, teste el correcto funcionamiento del servicio antes de ponerlo en funcionamiento.

Puede probar las funcionalidades mediante un piloto , seleccionando colectivos susceptibles de ser usuarios frecuentes del servicio o bien, un trámite (o familia de trámites) que puedan generar un volumen elevado de inscripciones y posteriores actuaciones por parte de los apoderados o representantes.

También se aconseja elaborar y ejecutar un plan de formación para el personal de la organización que utilizará el servicio. Para ello:

• • • Determine a los colectivos a formar .
    • Revise los materiales del Portal de Soporte de Representa .
    • Realice el curso virtual de Representa
    • Apúntate a las formaciones de la AOC (si lo considera oportuno)
    • Elabore materiales de formación propios (en su caso), tanto en cuanto al funcionamiento del servicio como de aspectos prácticos (más información, en el apartado 9. Operativa del servicio ).
    • Determine el calendario de formaciones (en su caso), sin perjuicio de otras sesiones que puedan organizarse.

8. Regulación

Si cuenta con una disposición de carácter general que desarrolle las previsiones de la Ley 39/2015, de 1 de octubre (por ejemplo, una Ordenanza general de administración electrónica), analice si es necesario modificarla, o no, para incluir cuestiones relativas al registro electrónico de apoderamientos.

Si no lo tiene, valore si algunos aspectos del registro electrónico de apoderamientos pueden ser objeto de regulación específica.

En caso de que sea usuario de Representa, tenga en cuenta los aspectos técnicos del servicio que pueden estar relacionados con esta regulación (por ejemplo, la necesaria aceptación de la representación) y, valore la adaptación.

El Decreto 76/2020, de 4 de agosto, de Administración digital , en lo que se refiere a la Administración de la Generalidad de Cataluña, o la Ordenanza tipo de administración electrónica elaborada por LOCALRET, para los entes locales, son 2 ejemplos de disposiciones que tienen para desarrollar las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos en sus respectivos ámbitos.

9. ¿Qué debo tener en cuenta cuando se utiliza el servicio?

• Gestión altas/bajas/aceptaciones:
  • Labores a afrontar por parte de las OAMR con el rol del Gestor (que engloba también las funciones del consultor).
  • Las OAMR deben asistir obligatoriamente a la ciudadanía y otros sujetos no obligados en la gestión de las altas, bajas y aceptaciones a través del portal del empleado público o del portal personalizado del ente, por lo que, el personal asignado debe disponer de los roles necesarios y la formación pertinente tanto de la herramienta en sí como del procedimiento a seguir.
  • Las OAMR también deberían poder realizar copias auténticas de documentos soporte papel, incluso, en el caso de sujetos obligados a la relación electrónica. Más información: ¿Cómo se valida una representación que requiere revisión de la documentación? apartado "Documentación a adjuntar a una representación".
  • Las altas siempre deben aceptarse o validarse, por tanto, una inscripción nunca se inscribe directamente.
    • Aceptación: por parte del representante. Más información: ¿Cómo se gestionan las representaciones en “Pendiente de aceptación”? apartado “¿Cómo gestionar una solicitud de aceptación por parte de un representante?”.
    • Validación: por parte del validador (cuando existe documentación adjunta a validar). Más información: ¿Cómo se valida una representación que requiere revisión de la documentación? apartado “¿Qué representaciones es necesario validar”?.
  • La tramitación atendida es un mecanismo de asistencia a los interesados que también puede servir para instar a representaciones de oficio.
  • El certificado de representante es un mecanismo de acreditación de la representación, por tanto, no es necesaria la inscripción de la representación en el Representa.
• Validación de representaciones con documentación adjunta a validar:
  • Aquellas representaciones que están en estado Pendiente de Validación , deben ser revisadas y validadas o denegadas por el rol Validador (que contiene también las funciones del rol Consultor)
  • El rol validador debe ser asignado a personas con perfil jurídico que puedan analizar la documentación acreditativa de las mismas y puedan emitir el informe de validación. Más información: ¿Cómo se valida una representación que requiere revisión de la documentación? apartado “¿Qué representaciones es necesario validar”?.
  • Dado que el Representa es un registro colaborativo, el informe de validación emitido por un ente usuario sirve para el resto de usuarios del servicio. Más información: ¿Cómo se valida una representación que requiere revisión de la documentación? apartado “¿Quién valida las representaciones realizadas cuando requieren validación?”.
• Consulta de representaciones:
  • Es la comprobación de si existe una representación válida entre dos personas (físicas y/o jurídicas) para la realización de un trámite concreto en fecha concreta.
  • La consulta puede realizarse automáticamente vía integración o bien, manualmente, a partir del usuario consultor
  • Permite obtener una evidencia en xml de la existencia de esta representación, y en breve, una evidencia en pdf, que el ente debe descargar y guardar en el expediente administrativo correspondiente. Más información: ¿Cómo puedo realizar consultas de representaciones?
10. Difusión

Cuando ponga en funcionamiento el servicio, puede hacer publicidad en su web, los boletines, organizar jornadas de difusión, etc., por ejemplo, a colectivos de grandes usuarios y en el seno de trámites susceptibles de generar inscripciones (los mismos supuestos que el pilotaje del apartado 7. Pruebas y formación del personal ).

También se recomienda que habilite puntos de asistencia, espacios habilitados para ayudar a los interesados cuando insten la inscripción de representaciones.

Por si es de ayuda, el portal de apoyo de la AOC tiene un apartado de apoyo destinado a la ciudadanía y se recomienda su difusión entre la ciudadanía.

Para más información sobre Representa, consulte el portal de soporte del servicio .